회사나 기관에서 문제가 발생했을 때 종종 요구되는 문서가 바로 경위서입니다.
막상 작성하려고 하면 어디서부터 어떻게 써야 할지 막막한 경우가 많습니다.
이 글에서는 경위서의 정확한 의미부터 작성 방법, 실제 예시 문구까지 차분히 정리해보겠습니다.
경위서란 무엇인가
경위서는 어떤 일이 발생하게 된 과정을 사실 위주로 정리해 보고하는 문서입니다.
변명이나 감정 표현이 목적이 아니라,
“언제, 어디서, 어떤 일이, 어떻게 발생했는지”
를 명확하게 전달하는 데 목적이 있습니다.
주로 다음과 같은 상황에서 작성합니다.
- 업무상 실수나 사고가 발생했을 때
- 규정 위반이나 문제 상황에 대한 소명이 필요할 때
- 상급자나 기관의 요청으로 사실관계를 정리해야 할 때
경위서 작성 전 꼭 알아야 할 기본 원칙
경위서는 형식보다 태도와 내용이 더 중요합니다.
작성 전 아래 원칙을 먼저 기억해두는 것이 좋습니다.
- 사실 위주로 작성한다
- 추측, 감정, 주관적인 판단은 배제
- 시간 순서대로 정리한다
- 사건 전 → 발생 당시 → 이후 조치
- 책임 회피 표현은 피한다
- “어쩔 수 없었다”, “기억이 나지 않는다”는 표현 지양
- 불필요하게 길게 쓰지 않는다
- 핵심만 명확하게 전달
경위서 기본 구성 항목
일반적인 경위서는 아래 구조를 따릅니다.
1. 제목
- 예: 경위서 / 사고 경위서 / 업무 경위서
2. 인적 사항
- 소속
- 직위
- 성명
3. 발생 일시 및 장소
- 날짜, 시간, 장소를 구체적으로 작성
4. 경위 내용 (핵심)
- 사건이 발생한 과정
- 본인의 행동
- 그로 인한 결과
5. 향후 조치 및 의견 (선택)
- 재발 방지를 위한 노력
- 반성 또는 개선 의지
6. 작성일 및 서명
- 작성일자
- 작성자 서명 또는 이름
경위서 작성 예시 문구
아래는 가장 많이 쓰이는 기본적인 경위서 예시입니다.
경위서 예시
제목: 경위서
소속: ○○팀
직위: 사원
성명: 홍길동
본인은 아래와 같은 경위로 업무상 문제가 발생하였기에 그 경위를 사실대로 작성합니다.
2025년 3월 10일 오전 10시경, 거래처로 발송해야 할 자료를 확인하는 과정에서 파일 최종본이 아닌 초안을 잘못 첨부하여 메일을 발송하였습니다.
이후 거래처로부터 내용 확인 요청을 받았고, 그 과정에서 파일 오류를 인지하게 되었습니다.
문제 인지 후 즉시 담당자에게 상황을 보고하였으며, 수정된 최종 파일을 다시 전달하였습니다.
본인의 확인 부족으로 인해 업무상 혼선을 초래한 점에 대해 깊이 반성하고 있습니다.
향후 동일한 문제가 재발하지 않도록 발송 전 파일 검수 절차를 철저히 하고, 체크리스트를 활용하여 업무를 진행하겠습니다.
위 내용은 사실과 다름이 없음을 확인합니다.
2025년 3월 11일
작성자: 홍길동 (서명)
경위서 작성 시 자주 하는 실수
- 감정적인 표현을 과하게 사용하는 경우
- 책임을 타인이나 환경으로 돌리는 문장
- 구체적인 시간·상황 없이 두루뭉술하게 작성
- 불필요한 해명이나 변명 추가
👉 경위서는 ‘설명문’이지 ‘변명문’이 아니라는 점을 기억하는 것이 중요합니다.
마무리 정리
경위서는 잘 쓰는 글보다 바르게 쓰는 문서에 가깝습니다.
사실을 숨기지 않고, 차분하게 경과를 정리하는 것만으로도 충분합니다.
- 짧고 명확하게
- 시간 순서대로
- 책임 있는 태도로
이 세 가지만 지켜도 무리 없이 작성할 수 있습니다.