계약 기간이 종료될 시점에
더 이상 계약을 연장하지 않기로 결정했다면,
상대방에게 이를 공식적으로 알리는 문서가 필요합니다.
이때 사용하는 문서가 바로 계약 갱신 거절 통보서입니다.
계약 갱신 거절 통보서는
계약을 종료하겠다는 의사를 사전에 명확히 전달하는 문서로,
표현과 형식이 부적절할 경우 불필요한 분쟁으로 이어질 수 있습니다.
이 글에서는 계약 갱신 거절 통보서의 작성 방법과 실제 예시 문구를 정리합니다.
계약 갱신 거절 통보서란 무엇인가
계약 갱신 거절 통보서는
기존 계약이 종료된 이후 계약을 연장하지 않겠다는 의사를 상대방에게 알리는 공식 문서입니다.
주로 다음과 같은 계약에서 사용됩니다.
- 근로·용역 계약
- 임대차 계약
- 서비스 이용 계약
- 프리랜서·외주 계약
👉 계약 해지가 아니라,
계약 기간 만료 후 ‘연장하지 않음’을 통보하는 문서라는 점이 핵심입니다.
계약 갱신 거절 통보서 작성 전 확인 사항
통보서를 작성하기 전에 아래 사항을 반드시 확인해야 합니다.
- 계약서 내 갱신 조항
- 자동 갱신 여부
- 갱신 거절 통보 기한
- 사전 통보 기한
- 계약 종료 몇 일 전까지 통보해야 하는지
- 서면 통보 필수 여부
- 통보 방식
- 이메일, 우편, 내용증명 등
👉 사전 통보 기한을 놓칠 경우
계약이 자동 갱신되는 사례도 많아 주의가 필요합니다.
계약 갱신 거절 통보서 작성 기본 원칙
계약 갱신 거절 통보서는 감정 표현이 아닌
사실 전달 중심의 문서여야 합니다.
- 계약 정보와 종료 시점을 명확히 작성한다
- 갱신 거절 의사를 분명히 표현한다
- 불필요한 사유 설명은 최소화한다
- 정중하고 중립적인 표현을 사용한다
계약 갱신 거절 통보서 기본 구성 항목
아래 구조를 따르면 대부분의 계약에서 무리 없이 사용 가능합니다.
1. 제목
- 계약 갱신 거절 통보서
2. 수신처
- 계약 상대방의 성명 또는 상호
3. 발신인 정보
- 성명 또는 상호
- 주소
- 연락처
4. 계약 정보
- 계약 체결일
- 계약 명칭 또는 계약 대상
5. 갱신 거절 의사 표시
- 계약 종료일 명시
- 계약을 갱신하지 않겠다는 의사 표현
6. 계약 종료일
- 계약 효력 종료 날짜 명확히 기재
7. 기타 안내 사항 (선택)
- 인수인계
- 정산 절차
- 물품 반납 등
8. 작성일 및 서명
- 작성 날짜
- 발신인 성명 및 서명
계약 갱신 거절 통보서 예시 (기본형)
아래는 가장 일반적으로 사용하는 계약 갱신 거절 통보서 예시입니다.
계약 갱신 거절 통보서 예시
수신: ○○회사 귀중
본인은 귀사와
2024년 6월 1일 체결한 ○○계약과 관련하여
계약 기간 만료에 따라 본 계약을 갱신하지 않기로 결정하였음을
사전에 통보드립니다.
이에 본 계약은
2025년 5월 31일부로 종료될 예정입니다.
계약 종료에 따른 정산 및 후속 절차는
기존 계약 내용에 따라 진행하고자 하오니
필요한 사항이 있다면 안내 부탁드립니다.
2025년 4월 15일
발신인: 홍길동 (서명)
상황별 계약 갱신 거절 문구 예시
1️⃣ 단순 기간 만료에 따른 갱신 거절
계약 기간 만료에 따라
본 계약을 갱신하지 않음을 통보드립니다.
2️⃣ 사전 통지 조항에 따른 갱신 거절
계약서에 명시된 갱신 거절 통보 조항에 따라
본 계약을 연장하지 않음을 알려드립니다.
3️⃣ 사유를 간단히 언급하는 경우
내부 사정으로 인해
계약 갱신이 어려운 점 양해 부탁드립니다.
👉 사유는 필수 사항이 아니며,
기재하더라도 간단한 수준이 가장 안전합니다.
계약 갱신 거절 통보서 작성 시 주의사항
- ❌ 계약 종료일을 명확히 기재하지 않는 경우
- ❌ 해지와 갱신 거절을 혼동한 표현
- ❌ 상대방을 자극하는 표현
- ❌ 사전 통보 기한을 넘긴 통보
계약 갱신 거절 통보서는
분쟁을 예방하기 위한 절차 문서라는 점을 항상 염두에 두는 것이 좋습니다.
마무리 정리
계약 갱신 거절 통보서는
계약 관계를 정리하는 마지막 공식 문서입니다.
- 계약 정보 명확히
- 갱신 거절 의사 분명히
- 표현은 정중하고 중립적으로
이 세 가지만 지켜도 충분히 안정적인 통보서를 작성할 수 있습니다.