계약 관계를 종료해야 할 때 말이나 메신저로만 통보하면
분쟁이나 오해가 발생할 가능성이 있습니다.
이럴 때 필요한 문서가 바로 계약 해지 통보서입니다.
계약 해지 통보서는
계약을 언제, 어떤 사유로 종료하겠다는 의사를 공식적으로 전달하는 문서로,
형식과 표현을 정확히 갖추는 것이 중요합니다.
이 글에서는 계약 해지 통보서의 기본 개념, 작성 방법, 실제 예시 문구를 정리합니다.
계약 해지 통보서란 무엇인가
계약 해지 통보서는 계약 당사자 중 한쪽이
계약을 종료하겠다는 의사를 문서로 공식 통지하는 문서입니다.
주로 다음과 같은 상황에서 사용됩니다.
- 계약 기간 만료 전 해지
- 계약 위반에 따른 해지
- 사전 통지에 의한 합의 해지
- 서비스·용역·임대차 계약 종료 통보
👉 계약 해지 통보서는 추후 분쟁 발생 시 중요한 증빙 자료로 활용될 수 있습니다.
계약 해지 통보서 작성 전 확인 사항
작성 전에 아래 사항을 반드시 확인하는 것이 좋습니다.
- 계약서 내 해지 조항 확인
- 해지 가능 사유
- 사전 통보 기한
- 위약금 또는 손해배상 조항 여부
- 해지 효력 발생일
- 통보 방식
- 서면, 이메일, 내용증명 등
계약 해지 통보서 작성 기본 원칙
계약 해지 통보서는 감정적인 문서가 아닙니다.
아래 원칙을 지키는 것이 가장 중요합니다.
- 사실 위주로 작성한다
- 계약 정보와 해지 의사를 명확히 기재한다
- 불필요한 비난·감정 표현을 배제한다
- 해지 효력 발생일을 분명히 한다
계약 해지 통보서 기본 구성 항목
계약 해지 통보서는 아래 구조로 작성하면 안정적입니다.
1. 제목
- 계약 해지 통보서
2. 수신처
- 계약 상대방의 성명 또는 상호
- 담당자명 (알고 있는 경우)
3. 발신인 정보
- 성명 또는 상호
- 주소
- 연락처
4. 계약 정보
- 계약 체결일
- 계약 명칭 또는 계약 대상
- 계약 당사자
5. 해지 의사 및 사유
- 계약 해지 의사 명시
- 계약 조항에 따른 해지 사유(간단히)
6. 해지 효력 발생일
- 계약 종료일 명확히 기재
7. 기타 정리 사항 (선택)
- 잔여 금액 정산
- 물품 반납
- 추가 협의 여부
8. 작성일 및 서명
- 작성 날짜
- 발신인 성명 및 서명
계약 해지 통보서 예시 (기본형)
아래는 가장 일반적으로 사용하는 계약 해지 통보서 예시입니다.
계약 해지 통보서 예시
수신: ○○회사 귀중
본인은 귀사와
2024년 6월 1일 체결한 ○○계약과 관련하여,
계약서 제○조에 따라 본 계약을 해지하고자 합니다.
이에 본 계약은
2025년 5월 31일부로 종료될 예정임을 통보드립니다.
계약 종료에 따른 정산 및 후속 절차는
계약 내용에 따라 진행하고자 하오니
필요한 사항이 있다면 안내 부탁드립니다.
본 통보서는 계약 해지 의사를 공식적으로 전달하기 위한 것입니다.
2025년 4월 20일
발신인: 홍길동 (서명)
상황별 계약 해지 통보 문구 예시
1️⃣ 계약 기간 만료에 따른 해지
계약 기간 만료에 따라
별도의 갱신 없이 계약을 종료하고자 합니다.
2️⃣ 사전 통지에 의한 해지
계약서에 명시된 사전 통지 조항에 따라
본 계약을 해지하고자 통보드립니다.
3️⃣ 계약 위반에 따른 해지
계약 조건이 이행되지 않아
부득이하게 계약 해지를 통보드립니다.
👉 위반 사유를 적을 경우에도
사실만 간단히 기재하는 것이 안전합니다.
계약 해지 통보서 작성 시 주의사항
- ❌ 감정적 표현 또는 비난 문장
- ❌ 해지 효력일 누락
- ❌ 계약 조항과 다른 해지 방식
- ❌ 법적 판단을 단정적으로 표현
👉 “검토할 예정입니다”, “협의가 필요할 수 있습니다” 등
중립적인 표현 사용이 바람직합니다.
마무리 정리
계약 해지 통보서는 분쟁을 키우는 문서가 아니라,
계약 관계를 정리하는 공식적인 절차 문서입니다.
- 계약 정보 명확히
- 해지 의사 분명히
- 표현은 차분하게
이 세 가지만 지켜도 충분히 안정적인 통보서를 작성할 수 있습니다.