은행 업무, 관공서 제출, 비자 신청 등 다양한 상황에서 재직증명서를 요청해야 하는 경우가 있습니다.
하지만 막상 요청하려고 하면 어떤 말로, 어떻게 요청해야 할지 고민되는 경우가 많습니다.
이 글에서는 재직증명서 요청 시 사용할 수 있는 상황별 문구 예시와 주의사항을 정리합니다.
재직증명서란 무엇인가
재직증명서는 근로자가 현재 해당 회사에 재직 중임을 증명하는 공식 문서입니다.
보통 아래 정보가 포함됩니다.
- 성명
- 소속 부서
- 직위
- 재직 기간
- 회사 직인
👉 외부 기관 제출용으로 사용되므로 정확성과 공식성이 중요합니다.
재직증명서 요청 전 알아두면 좋은 사항
요청 전에 아래 사항을 미리 확인하면 절차가 수월합니다.
- 사내 발급 담당 부서 확인
- 인사팀, 총무팀, 경영지원팀 등
- 제출처 요구사항 확인
- 국문/영문 여부
- 사용 목적 기재 필요 여부
- 발급 소요 기간 확인
- 즉시 발급인지, 며칠 소요되는지
재직증명서 요청 기본 원칙
요청 문구는 아래 기준을 지키는 것이 좋습니다.
- 정중하고 간결하게
- 발급 목적을 명확히
- 필요한 수량과 언어 명시
- 기한이 있다면 함께 전달
재직증명서 요청 문구 예시 (상황별)
아래 예시는 메일, 메신저, 내부 시스템 요청 시 모두 활용 가능합니다.
1️⃣ 기본 요청 문구
안녕하세요.
재직증명서 1부 발급을 요청드립니다.
사용 목적은 외부 제출용이며, 가능하신 일정도 함께 안내 부탁드립니다.
감사합니다.
2️⃣ 발급 목적을 함께 전달하는 경우
안녕하세요.
은행 제출용으로 재직증명서 1부 발급을 요청드립니다.
확인 후 발급 가능 일정 안내 부탁드립니다.
감사합니다.
3️⃣ 급하게 필요한 경우
안녕하세요.
재직증명서 1부 발급을 요청드립니다.
제출 기한이 있어 가능하시다면 빠른 발급이 가능한지 확인 부탁드립니다.
감사합니다.
4️⃣ 영문 재직증명서 요청
안녕하세요.
영문 재직증명서 1부 발급을 요청드립니다.
사용 목적은 해외 기관 제출용입니다.
발급 가능 여부와 소요 일정 안내 부탁드립니다.
감사합니다.
5️⃣ 여러 부수 요청 시
안녕하세요.
재직증명서 국문 2부 발급을 요청드립니다.
외부 제출용으로 사용할 예정입니다.
감사합니다.
메일로 요청할 때 예시
📧 메일 제목 예시
- 재직증명서 발급 요청드립니다
- 재직증명서 발급 문의
📧 메일 본문 예시
안녕하세요.
○○팀 홍길동입니다.외부 제출용으로 재직증명서 1부 발급을 요청드립니다.
필요하신 추가 정보가 있다면 말씀 부탁드립니다.감사합니다.
재직증명서 요청 시 주의사항
- ❌ 요청 목적을 불분명하게 작성하는 경우
- ❌ 무례하거나 지나치게 간단한 표현
- ❌ 기한이 있는데 미리 언급하지 않는 경우
- ❌ 담당 부서 확인 없이 무작위 요청
👉 재직증명서는 공식 문서이므로 요청 과정에서도 기본적인 예의를 갖추는 것이 중요합니다.
마무리 정리
재직증명서 요청은 어렵지 않지만,
간단한 문구 차이로 처리 속도와 인상이 달라질 수 있습니다.
- 정중하게
- 목적을 분명히
- 필요한 조건을 한 번에 전달
이 세 가지만 지켜도 충분합니다.